Kirjanpitotositteet

Tosite kuvaa liiketapahtuman sisällön ja kirjanpitäjä tekee kirjauksen tositteen perusteella. Kirjanpitolain 2:5 § mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta todettavissa.

Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen avulla.

Tositteesta pitää siis näkyä selkeästi, mitä on ostettu ja myyty. Muuten kirjanpitäjän on mahdotonta tehdä oikeaa kirjausta tai tilintarkastajan ja verotarkastajan arvioida, kuuluuko hankinta lainkaan yrityksen kuluihin. Luovutus- ja vastaanottoajankohta auttavat kohdistamaan kirjauksen ja arvonlisäverot oikealle tilikaudelle ja kuukaudelle.

Kirjanpitolain mukaisia tositteita tai niiden osia ovat

Myyntitoiminnan tositteita:

• myyntilaskut
• myyntilaskuihin liittyvät lähetteet, jos laskusta ei ilmene luovutettu suorite eikä suoritteen luovutusajankohta
• tilausvahvistukset tai vastaavat dokumentit, jos laskuja ei käytetä (esimerkiksi verkkokaupassa)
• tehdyt sopimukset, jos niistä ei lähetetä erikseen myyntilaskuina käsiteltäviä tositteita ja saadut maksut perustuvat tehtyyn sopimukseen.
• käteismyyntitositteet
• tositteena käytetyt tietojärjestelmän tuottamat myyntiraportit, joista käyvät ilmi kirjanpitolain ja arvonlisäveron edellyttämät tiedot.
• reklamaatiot ja valitukset silloin, kun niiden perusteella tehdään liiketapahtumaa koskeva oikaisu ja
• tiedot suoritetusta perinnästä silloin, kun myynnistä tehdään luottotappiota koskeva kirjanpitomerkintä, jos luottotappion peruste ei muutoin ole selvitettävissä.

Kirjanpitolaissa tarkoitettuja tositteita eivät ole esimerkiksi seuraavat asiakirjat, elleivät ne sisällä kirjanpitolain tai arvonlisäverolain perusteella määriteltyjä tietoja, jotka eivät ilmene tositteista tai niiden liitteistä:

• myyjän tekemät tarjoukset,
• myyntitilaukset,
• myynnin tilausvahvistukset,
• myyjän toimitusta varten tekemät lähetteet ja rahtikirjat
• Vietäessä tavaraa kolmansiin maihin tai toisen EU-maan alueelle, on Verohallinnon ohjeen numero 175 mukaan kuitenkin huolinta- tai rahtiasiakirjojen avulla voitava osoittaa, että tavarat on viety Suomesta ulkomaille.
• luotto-, pankki- tai asiakaskorttiostosta tehdyt korttimaksutositteet, joissa on ostajan kuittaus
• reklamaatiot ja valitukset silloin, kun niiden perusteella on tilikauden aikana jo tehty hyvityslasku tai muu vastaava oikaisu kirjanpidossa ja
• perintäkirjeet.

Ostotoiminnan tositteita

• ostolaskut
• ostolaskuihin liittyvät lähetteet, jos laskusta ei ilmene vastaanotettu tuotannontekijä eikä tuotannontekijän vastaanottoajankohta,
• ostotilaukset ja ostojen lähetteet, jos ostolaskuja ei käytetä,
• tehdyt sopimukset, jos niistä ei lähetetä erikseen myyntilaskuina käsiteltäviä tositteita ja maksetut maksut perustuvat tehtyyn sopimukseen.
• maksutapahtumien perusteella tehdyt ostojen oikaisut
• käteisostotositteet
• ostajan vastaanottamat perintäkirjeet, jos ne sisältävät kirjanpitoon kirjattavia perintämaksuja tai viivästyskorkoja.

Kirjanpitolaissa tarkoitettuja tositteita eivät ole esimerkiksi seuraavat asiakirjat, elleivät ne sisällä kirjanpitolain tai arvonlisäverolain perusteella määriteltyjä tietoja, jotka eivät ilmene tositteista, niiden liitteistä tai liiketapahtumia koskevasta kirjeenvaihdosta:

• ostajan tekemät tarjouspyynnöt,
• ostotilaukset,
• ostojen tilausvahvistukset,
• myyjän toimitusta varten tekemät lähetteet ja rahtikirjat,
• pankki- tai asiakaskorttiostosta tehdyt korttimaksutositteet, joissa on ostajan kuittaus
• luottokorttiostosta saatu kuitattu tosite, jos luottokorttiyhtiön laskulta ilmenevät kaikki tositteelta edellytettävät tiedot
• ostajan vastaanottamat perintäkirjeet.

Palkanlaskennan tositteita

• palkkalaskelmat ja palkkojen yhdistelmät
• lomapalkkavelkalaskelmat.
• ulosoton- ja Ay-jäsenmaksujen tilityksen todentavat tositteet.
• lääkärintodistukset tai –lausunnot, jos ne todentavat liiketapahtuman, esimerkiksi työntekijälle sairausajalta maksettavan palkan tai työnantajalta perittävän lääkärinpalkkion.

Maksuliikenteen tositteita

• rahalaitoksen antamat tiliotteet, joita käytetään tositteena
• luottokorttimaksuja hallinnoivan yhtiön provisioerittelyt
• käteiskassatositteet ja käteiskassan päiväkohtaiset yhteenvedot

Myös verkkopankista tulostettu kuitti kulusta tai tulosta on maksuliikenteen tosite.

Matkalaskut

• Palkansaajan on esitettävä työnantajalle selvitys (matkalasku) korvausten maksamista varten. Matkalaskusta tulee käydä ilmi matkan tarkoitus, kohde, tarvittaessa matkareitti, matkustamistapa, matkan alkamis- ja päättymisajankohdat sekä ulkomaille tehtyjen matkojen osalta tiedot maasta tai alueesta, jossa matkavuorokausi on ulkomailla päättynyt.
• Maksettaessa korvauksia palkansaajan omistamalla tai hallitsemalla kulkuneuvolla tehdystä työmatkasta matkalaskuun on merkittävä lisäksi korvausten perusteena käytetyt kilometrimäärät sekä yksikköhinnat.
• Matkalaskuun on liitettävä tositteet tai muu selvitys, joiden perusteella työnantaja maksaa korvauksia palkansaajalle.

Kun matkustaja veloittaa matkalaskullaan itse maksamiaan kuluja, esimerkiksi majoituskuluja tai junalippuja, tulee ostoista saatu tosite liittää osaksi matkalaskutositetta. Tositteena tulee käyttää arvonlisäveroerittelyn sisältävää kuittia tai muuta tositetta, ei pelkästään maksutiedot sisältävää pankkikorttimaksutositetta